24 11월 2024 15 min read Productivity

당신의 시간을 지배하는 법: Time Blocking & Time Boxing

시간을 관리하는 것. 이것만큼 현대사회에서 중요한 일이 있을까? 나한테 주어진 일을 수행해야 할 때도, 내가 남는 시간에 취미 생활을 즐기려 해도, 정해진 일정을 진행할 때도. 나의 시간을 관리할 수 있어야 해야 하는, 하고 싶은 것들을 최대한 많이 할 수 있다. 또한, 이 과정에서 예기치 못한 상황이 오더라도 빠르게 대처할 수 있게 된다.

우리에게는 24시간 = 1,440분 = 86,400초의 시간이 공평하게 주어진다. 항상 우리의 SNS에는 24시간을 48시간처럼 사는 사람들이 존재한다. 그 사람들은 마법을 쓸 줄 알아서 시간을 늘리는 것일까? 라는 너무 뻔한 얘기는 넣어두고 결론을 말하자면 24시간 중 우리가 아무 의미 없이 낭비하는 시간을 그 사람들은 이용한다는 것이다. 또한, 그 사람들은 남들이 1시간 걸릴 업무를 40분만에 끝내버린다.

Cal Newport는 "Deep Work"에서 Deep Work란 "주의가 분산되지 않고 깊이 집중할 수 있는 상태에서의 작업"이라고 말한다. 이런 환경을 만들기 위해서는 방해 요소를 줄이고, 집중할 수 있는 환경을 조성하는 것이 중요하다고 강조한다. 이 글에서 나는 Deep Work를 수행하기 위해 캘린더를 사용하는 사람들에게 적합한 방식인 Time Blocking과 Time Boxing에 대해 소개해보려 한다.

Time Blocking

Time Blocking은 일정한 시간 블록을 설정하여 특정 작업이나 활동에 집중하는 시간을 계획하는 방법이다. 이 블록은 하루 또는 일주일 내내 할당될 수 있다. 이를 할당함으로써 자신이 원하는 시간을 확보하여 해야 하는 것, 하고 싶은 것들을 수행할 수 있게 한다.

수행 방법

내가 해야 하는 작업 목록을 작성한다. 이는 하루 단위여도 되고 주 단위여도 된다.
작성한 작업 목록에 대해 시작 및 종료 시간을 지정하여 Time Block을 구성한다. Time Block의 최소 구성 요소는 시작 시간, 종료 시간, 작업 제목 및 내용이다.
필요한 일자, 시각에 해당 Time Block을 배치한다.
배치한 TimeBlock에 대해 꼭 시간을 지키려고 노력한다. Time Block 내에서는 최대한 해당 작업에만 집중한다.

특징

업무에 대한 집중력이 높아진다. Time Block 내에서는 할당된 작업만 신경쓸 수 있으므로 집중이 가능하다. Time Block 외에서는 할당된 작업 외의 항목(휴식, 취미 활동 등)에만 신경쓸 수 있다.
Time Block을 구성하고 배치하는 과정에서 우선순위가 높은 작업을 보다 효과적으로 처리할 수 있게 된다.
예기치 않은 방해 요소를 최소화 할 수 있다. 이미 Time Block이 배치된 시간대는 다른 작업 Block을 배치할 수 없을 뿐만 아니라 추가 요청이 들어왔을 때 즉각적으로 처리해야만 하는 사항이 아니라면 침범할 수 없기 때문이다.
업무를 위한 Time Blocking이 아닌 휴식, 취미 등을 위한 시간을 Blocking하여 개인 시간을 보장할 수 있다. 이는 번아웃 같은 스트레스로 인한 현상을 피할 수 있고 적절한 일과 삶의 균형을 제공한다.
강력한 동기 부여를 받을 수 있다. 시각적으로 다양한 유형의 Time Block이 배치되어 있는 모습을 보게 되면 이를 수행해야 한다는 책임감을 높이게 된다.
해당 작업을 수행하기 위해 미리 준비하는 시간을 가질 수 있게 된다. 자신이 충동적으로 어떤 작업을 시작하려고 하면 이에 몰입하기 위해서는 생각보다 긴 시간이 소요된다. 예를 들어, 회의를 위해서라면 회의 자료를 미리 준비해야 할 것이고 취미 활동을 위해서라면 이동 시간이 미리 계산되어야 할 것이다. 이런 항목들을 미리 준비할 수 있게 한다.

Time Boxing

Time Boxing은 특정 작업에 대해 미리 정해진 시간 제한을 두고 작업을 수행하는 방식이다. 작업에 대한 명확한 시작점과 끝점을 정의하는 것을 목표로 한다.

수행 방법

내가 해야 하는 작업 목록을 작성한다.
각 작업에 대해 시작 시간, 소요 시간을 정한 후 이를 원하는 일자에 Box 형태로 캘린더에 배치한다.
각 Time Box 사이에는 짧은 휴식을 설정한다.
Hard Time Boxing이라면 설정한 시간이 지난 후에는 완료 여부에 상관 없이 무조건 다른 작업으로 넘어간다. Soft Time Boxing이라면 하던 일을 마무리한 후 다음 작업으로 이동한다.
Time Box 내에서는 해당 작업에 계속 집중하도록 한다.

특징

완벽주의에서 벗어나 빠르게 작업을 진행할 수 있다. 보통 완벽주의자들은 계획을 완벽하게 짜고 제대로 지켜지지 않을 경우 굉장한 스트레스를 받으며 이로 인해 생산성이 저하되곤 한다. 하지만 Time Boxing은 설정한 시간이 지난 후에는 무조건 작업을 마무리해야 한다는 강제성을 부여하여 도움을 준다.
긴급성과 도전 정신을 부여하여 생산성을 증가시킬 수 있다. 정해진 시간 내에 해당 작업을 마무리해야 한다는 압박감으로 해당 시간 내에서의 집중력을 증가시킬 수 있다.
이와 비슷한 맥락으로 마감 시간이 명확해지므로 동기 부여가 높아진다.
멀티태스킹을 줄일 수 있다. 사람의 뇌는 멀티태스킹을 할 수 없는 구조로 되어있다. 작업을 전환할 때마다 해당 작업에 대한 정보를 다시 불러내야 하는데 이에 소모되는 에너지가 꽤 크다. 이를 줄이는데 도움을 준다.
예측 가능한 업무 일정을 정할 수 있다. 시작 시간과 종료 시간이 명확해져 추후 다른 작업을 추가해야 할 때 계획을 추가 또는 수정하는데 큰 에너지를 쏟을 필요가 없어진다.
만약, 내가 설정한 Time Box 내에 작업이 절대 끝날 수 없다면 해당 작업은 미완성된 결과물이 나올 수 있다. 이는 보통 경험이 부족하여 Time Box를 지나치게 짧게 설정해 생기는 문제점이다. Time Boxing 기법을 계속 적용하여 어떤 작업이 어느 정도의 시간이 걸리는지 파악하면 해결할 수 있다.
주로 포모도로 기법(25분 작업, 5분 휴식. 해당 세트를 4번 진행한 후 30분 휴식)과 결합하여 사용한다. 사용자의 상황에 맞게 시간을 조절하며 높은 집중력을 유지하기 위해 중간에 휴식을 해가며 진행한다.

Time Blocking & Time Boxing

차이점

상황

Time Blocking은 긴 시간 동안 특정 작업에 집중해야 할 때 효과적이다.
Time Boxing은 짧은 시간 동안 주어진 작업을 마쳐야 할 때 효과적이다.

목표

Time Blocking은 특정 작업을 위해 하루 중 특정 Time Block을 보호하는 것을 목표로 한다. 이로 인해 다른 사람들로부터 나의 시간을 보호할 수 있다.
Time Boxing은 내가 어떤 일을 할 수 있는지에 대해 제한을 설정하는 것을 목표로 한다. 이로 인해 나 스스로로부터 나의 시간을 보호할 수 있다.

시간 관리 방식

Time Blocking은 각 작업에 따라 시간을 사전 계획한다.
Time Boxing은 각 작업마다 한정되어 있는 시간 내에 최고의 결과를 만들어낸다.

유연성

Time Blocking은 계획에 따라 Time Block을 추가 또는 삭제하며 유연하게 작업을 수행한다.
Time Boxing은 기존에 정해놓은 작업별 시간 단위에 따라 시간 제한을 엄격하게 적용한다.

작업 완료 기준

Time Blocking은 내가 목표로 한 작업을 완료하는 것을 기준으로 한다. (완료 > 시간)
Time Boxing은 정해진 시간이 지나면 작업을 중단한다. (완료 < 시간)

각 방식별 권장하는 작업

Time Blocking

깊이 있는 작업
- 예: 코딩, 글쓰기, 연구, 설계 작업
- 집중과 몰입이 필요한 작업은 Time Blocking이 적합하다. 한 번에 긴 시간을 확보해야 생산성이 극대화되기 때문이다.
정기적인 반복 작업
- 예: 매일 아침 독서, 당일 계획 정리
- 반복적이고 예측 가능한 작업을 Time Block에 할당하면 개인 루틴을 만들기에 좋다.
창의적 작업
- 예: 아이디어 브레인스토밍, 디자인 작업
- 창의적 작업은 특정 시간에 방해받지 않고 몰입할 수 있는 환경이 필요하다.
학습 및 성장
- 예: 책 읽기, 새로운 기술 학습
- 학습은 꾸준한 시간을 확보하여 장기적으로 효과를 발휘한다.

Time Boxing

시간이 제한된 작업
- 예: 팀 미팅, 클라이언트의 통화
- 정해진 시간 안에 마무리해야 하는 작업은 Time Boxing이 적합하다.
명확한 마감 기한이 있는 작업
- 예: 특정 프로젝트의 일정 조정, 보고서 제출
- 시간 제한이 있으면 작업 속도가 빨라지고 집중력이 높아져 몰입하기에 좋다.
의사결정 및 단기 작업
- 예: 이메일 답변, 간단한 코드 리뷰
- 의사결정을 빠르게 내려야 하는 작업은 제한된 시간 안에서 집중력을 발휘하기 좋다.
완벽주의를 방지해야 하는 작업
- 예: 프레젠테이션 초안 작성, 문서 편집
- 제한된 시간 안에 완성하는데 초점을 맞추어 과도한 수정 작업을 피할 수 있다.

그렇다고 꼭 하나의 기법만 써야 하는 것은 아니다. 이 둘을 작업 유형에 맞게 적절히 조화하면 더 효율적으로 사용할 수 있다. 예를 들어, 개발자라면 Time Blocing을 사용하여 '금일 업무 진행하기' 라는 2시간의 Time Block을 설정하고 해당 Time Block 내에서 'HomeScreen Compose 작성하기', 'Design 요청 사항 정리하기' 등 하위 작업은 Time Boxing을 사용할 수 있다.

어울리는 생산성 도구들

Google Calendar

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Akiflow | Time-Blocking Digital Planner & Calendar

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Motion

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마치며

시간을 분 단위로 관리한다는 것은 기존에 계획을 작성하지 않았던 사람들에게는 매우 큰 도전이 될 것이라 생각한다. 나도 그랬다. 개인적으로 각 작업 별로 시간을 설정하고 이를 지키는데 적응이 잘 되지 않아 처음 몇 년 동안에는 GTD(Getting Things Done) 방식을 사용했다. 해당 기법에 대해서는 추후 다른 블로그 글로 설명하겠다. 하지만 지금은 나도 Time Blocking, Time Boxing을 적극적으로 사용하고 있다. 진입 장벽이 높을 수 있지만 내 것으로 습득하고 나면 그 뒤로는 인생이 바뀌는 경험을 할 수 있을 것이다. 요즘은 위에서 말한 다양한 도구들이 보조해주는 경우가 꽤 있으니 나에게 맞는 도구를 골라보는 것도 하나의 포인트가 될 수 있을 것이다.